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Segunda-feira, 22 de Dezembro de 2014

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A importância do planejamento em eventos

O planejamento consiste em uma parte integrante de qualquer atividade a ser feita nos dias atuais e, por isso, é importante de forma inicial a compreensão do que vem a ser este processo para perceber como é importante o planejamento em eventos.

O que é planejar

De forma conceitual, planejar se refere a determinar de forma prévia todas as ações e materiais que serão gastos para realizar um tipo específico de ação em um ciclo conhecido como PDCA – Planejar – executar – checar e avaliar.

O sucesso de um evento, quer seja ele um acontecimento empresarial de grande porte ou um casamento, depende também da elaboração de um plano bem feito com relação ao mesmo.

O passo mais importante para começar a elaboração de certo evento diz respeito à definição daquilo que se deseja como o tema do evento, as pessoas que serão abordadas por ele bem como o local e a data em que o mesmo será realizado.

Com um planejamento feito, é possível a delimitação antecipada de todas as situações que podem ocorrer durante um evento e com isso qualquer problema ou questão não programada ficará mais fácil de ser solucionada.

Como planejar um evento

Deste modo, é preciso, antes de tufo, elaborar um projeto global com a previsão de todos os gastos que serão feitos e as ações a serem realizadas. Com isso, é possível delimitar de forma específica tudo o que será necessário para a realização do evento.

A primeira ação no processo de planejamento de eventos consiste em fazer um projeto arquitetônico que mostre a quantidade e onde será posicionado todo o mobiliário que será utilizado durante o evento. A partir desta definição inicial será possível visualizar de forma mais facilitada como será a sua dinâmica de funcionamento.

Com base neste projeto, a próxima ação se refere a delimitar de modo mais específico o que será gasto e como serão feitas algumas questões de forma mais detalhada como alimentação, bebidas, decoração, iluminação, som, participantes, dentre outros.

Alguns aspectos que devem contemplar no seu planejamento são as estratégias de propaganda, divulgação, controle dos participantes.

O planejamento de um evento, particular ou organizacional, pode ser feito por empresas especializadas neste ramo ou de forma específica pelo responsável do mesmo. Aqui no Clicou Festas você encontra empresas e profissionais especializados para tornar o seu evento um verdadeiro sucesso.

Na eventual escolha por uma empresa voltada para a organização de eventos é importante considerar que os valores a serem cobrados irão depender do local em que ele será realizado, a quantidade de pessoas envolvidas, o seu público-alvo bem como a condição econômica do cliente.

Uma questão primordial para o sucesso de qualquer evento consiste na delimitação específica do seu planejamento financeiro no qual deve estar contido, de maneira geral, os recursos econômicos disponíveis para a realização do mesmo e a sua adequação para aos desejos e objetivos para o evento.

Neste tipo de planejamento, é importante existir uma relação de todo o dinheiro que está disponível, as ações que precisam ser feitas e como administrar do melhor modo possível estes dois determinantes.

É importante fazer um planejamento financeiro personalizado de acordo com as peculiaridades inerentes a cada tipo de evento. Outra questão com relação ao melhor gerenciamento dos recursos em um evento consiste em realizar uma pesquisa sobre as empresas ou fornecedores comparando, em seguida, os preços mais interessantes.

Neste aspecto é necessário considerar não apenas a experiência de cada empresa como também a qualidade do serviço e os materiais ofertados bem como a infraestrutura apresentada por cada uma delas.

A partir da delimitação dos fornecedores do evento é necessário finalizar o orçamento com planilhas específicas para cada uma das partes a serem abordadas as quais irão oferecer uma visão total dos gastos a serem realizados bem como oferece um controle do início ao final do evento de todas as questões financeiras necessárias incluindo uma margem de erro para as eventualidades que podem acontecer.

Assim, por meio de um planejamento é possível – de forma organizada e sistemática – realizar um evento do início ao fim com possibilidades e estratégias previamente determinadas para todas as questões que porventura surjam.

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